Controle de estoque que fecha no fim do mês

O saldo não some: ele nunca foi registrado

Quando o estoque não fecha, a explicação quase nunca é furto. É movimento que aconteceu no mundo e não aconteceu no controle: a venda no balcão que ninguém lançou, a troca que voltou para a prateleira, a peça que saiu para amostra, o produto avariado que foi descartado sem baixa.

A planilha registra saldo — um número que alguém sobrescreve. Um sistema de estoque registra MOVIMENTO: entrou 20, saiu 3, saiu 1 por avaria, entrou 1 de devolução. O saldo passa a ser consequência, e não digitação.

A diferença aparece no dia em que o número está errado. Com saldo digitado, não há o que investigar. Com movimento registrado, dá para percorrer a lista e achar exatamente onde a realidade e o controle se separaram.

A baixa automática é o que devolve tempo

A demonstração acima existe por causa disso. O pedido lançado em Vendas aparece na Expedição no mesmo instante, sem ninguém avisar — e é exatamente esse aviso manual que hoje se perde no grupo de mensagens, no papel que ficou na mesa ou na cabeça de quem saiu de férias.

Num sistema, vender é dar baixa. Não são duas ações: é a mesma, e por isso não existe o caso de uma acontecer sem a outra. O ganho não é digitar menos — é que a discordância entre venda e estoque deixa de ser possível.

Custo médio: o número que quase toda planilha erra

Você comprou 10 unidades a R$ 80 e depois 10 a R$ 100. Vendeu 5. Qual foi o custo dessas 5? Se a resposta for “R$ 100, que foi o último preço”, a margem do mês está errada — e para mais, o que é pior, porque parece boa notícia.

O custo médio ponderado recalcula o custo unitário a cada entrada, pesando quantidade e valor. Com as compras acima ele fica em R$ 90, e é esse número que deve entrar na formação de preço e no resultado.

Na demonstração do ciclo completo dá para ver isso funcionando: a entrada de mercadoria vem pela nota fiscal do fornecedor, o custo médio é recalculado, e o preço de venda é formado a partir dele com os impostos destacados.

Entrada pela nota do fornecedor, e não digitada

Todo item que entra no estoque já foi descrito num documento eletrônico: o XML da nota fiscal do fornecedor tem código, descrição, quantidade, valor unitário e impostos. Redigitar isso é criar oportunidade de erro num dado que já estava certo.

Ler o XML resolve três problemas de uma vez: acaba com o erro de digitação, traz o custo real da mercadoria com os tributos que a compõem, e deixa a entrada rastreável até o documento que a originou.

Inventário sem parar a operação

Contagem geral uma vez por ano é cara, atrapalha a operação e corrige tarde demais: o erro que ela encontra pode ter um ano de idade e já ter contaminado doze meses de margem.

O inventário rotativo conta um pedaço por vez — os itens de maior valor com mais frequência, os de giro lento raramente. O sistema aponta o que contar hoje e registra a diferença como um movimento de ajuste, com data e responsável, em vez de apagar o histórico.

Três quantidades, e confundi-las custa venda

Existe o estoque físico, que é o que está na prateleira. Existe o reservado, que é o que já foi vendido e ainda não saiu. E existe o disponível, que é a diferença entre os dois — o único número que pode ser prometido a um cliente novo.

Controlar só o físico produz o erro clássico: dois vendedores prometem a mesma peça no mesmo dia, porque os dois olharam o mesmo saldo e nenhum dos dois estava errado. A peça é que era uma só.

Quem compra também precisa de um quarto número: o que já foi pedido ao fornecedor e ainda não chegou. Sem ele, o mesmo item é comprado duas vezes por medo de faltar.